22 Acções eficazes que pode fazer em nome da produtividade do seu dia a dia

Fala-se bastante em produtividade e em aumentos de produtividade. Existem bastantes estudos alargados sobre esta matéria e uma série de empresas especialistas em “aumentos de produtividade” mas por vezes perdemos o sentido prático e imediato do verdadeiro sentido deste termo.

Tomamos como certo que a melhoria na produtividade advém da implementação de planos sofisticados suportados por estudos complexos de métodos e tempos, com dezenas de números e rácios, com rigorosas metas temporais e acompanhados por uma avaliação constante da “performance” do plano.

Por agora, esqueçam todos esses enfadonhos e pesados estudos e usem estas “pequenas grandes coisas” que todos podemos fazer ( não demoram mais do que 5 minutos ) e que se traduzem em aumentos de produtividade imediatos e reais, e sem custos monetários.

Trabalha como freelancer, numa empresa, como empresário individual, numa outra tarefa ou procura emprego? É que estas 22 acções aplicam-se a diversos contextos independentemente da prioridade que lhes quiser dar!

  1. Reveja a sua lista de tarefas e dê a devida importância a cada um dos itens evitando assim estar a se desgastar no que é menos importante.
  2. Resolva, agora, todos aqueles emails que tem para enviar ( aqueles que não demoram mais de 60 segundos a responder ) mas que quando colocados numa lista parece algo “pesado” e infindável.
  3. Verifique quais as suas próximas reuniões para a semana e envie os emails necessários para as confirmar.
  4. Anule a subscrição de todas as newsletter que não o estão a ajudar em nada e que apenas consomem tempo.
  5. Identifique tudo que possa delegar e a quem delegar. Existe, por vezes, a tendência para acumular tarefas e confundir isso com a importância própria dentro da organização. Mas isso é um erro, delegar devidamente é sabedoria.
  6. Devolva as chamadas telefónicas que está em falta. É que são mais e mais “coisas” na sua lista.
  7. Escolha um dos seus “montes de papéis” da sua secretária e deite fora ou recicle tudo o que puder.
  8. Teste todas as canetas que tem à sua frente e deite-as fora se já estiverem sem tinta. O sentido prático desta dica é simples e aplica-se a tudo( o que for obsoleto e inútil deite fora ).
  9. Remova todas as apps ( aplicações ) que raramente usa do seu smartphone.
  10. Organize e limpe os ficheiros do seu computador de trabalho. Melhora a velocidade do seu computador e por isso é definitivamente algo que vale a pena gastar alguns minutos !
  11. Limite o seu tempo na leitura de emails. A simples razão é que cada novo email que recebe interrompe, de imediato, o que está a fazer quebrando momentos preciosos de trabalho e inspiração.
  12. Evite “multi-tasking”. Apesar de achar que consegue fazer bem uma série de tarefas ao mesmo tempo o que tem sido demonstrado é que não. Na maioria das vezes essas tarefas ficam e continuam pendentes, semi-acabadas, não resolvidas ou mesmo agravadas.
  13. Planeie as suas atividades numa base semanal de forma a balancear e equilibrar o seu trabalho durante esse período em vez de deixar que o “tempo” tome conta de si.
  14. Veja se pode melhorar o seu conforto no seu espaço de trabalho. Não tem de fazer uma redecoração de tudo mas a troca de uma simples lâmpada por uma mais eficiente ou a troca de uma cadeira por outra poderão dar-lhe um maior conforto. E isso é ajudar na produtividade.
  15. Se conseguir ajustar o seu local de trabalho ( por exemplo: posição da secretária ) para que receba a luz natural do Sol faça-o.
  16. Entre 20ºC e 25ºC parece ser a temperatura ambiente média para um trabalho mais eficiente. Se for possível regular a temperatura mantenha-o dentro destes valores.
  17. Tente focar as tarefas cruciais para os períodos matinais já que uma série de estudos apontam que este é o período do dia em que se é mais eficiente.
  18. 3ªfeira é o dia mais eficiente de toda uma organização segundo os mesmos estudos. Aproveite esse dia para pôr “em marcha” alguns dos planos ou estratégias que deseja implementar.
  19. Reduza os tempos que passa em redes sociais. Sabendo que 12% do tempo ( no horário de trabalho ) é passado em redes sociais como o facebook, twitter ou youtube veja o que pode pode ganhar se reduzir esse tempo para metade.
  20. Tente chegar ao seu local de trabalho 5 ou 10 minutos antes. Permite que se prepare, sem stress, tomando o seu café e com serenidade para um dia de trabalho mais positivo.
  21. Seja pontual e respeite o tempo dos outros. Seja numa posição de chefia, de colaborador ou de procura de emprego não obrigue ninguém a “esperar por si”. Se marcou uma determinada hora, respeite.
  22. Faça micro-pausas. Sejam de 30 segundos, 5 minutos ou um pouco mais irá notar que quando voltar tudo parece mais “fresco”.

Observação final: Para quem julgar que produtividade é equivalente a mais trabalho ( no sentido de carga horária ) talvez este artigo diga pouco, nada mesmo. O que parece ser verdade é que a produtividade aponta para uma combinação de competência, eficiência e entusiasmo e que se traduz por melhorias reais de resposta do indivíduo, empresa ou organização.